Varslingsrutiner for BUL Tromsø
Vedtatt av styret 8. juni 2026
1. Varsel
Et varsel vil si at noen melder inn en mistanke eller anklage om en uønsket hendelse som har en tilknytning til laget. Dette kan være et lovbrudd eller et brudd på lagets etiske retningslinjer som er utført av tillitspersoner, ordinære medlemmer eller personer som har en løsere tilknytning til laget. Et varsel betyr ikke nødvendigvis at det har skjedd noe galt, men et varsel skal uansett mottas, undersøkes og håndteres som beskrevet i disse rutiner. Konflikter er vanligvis ikke brudd på de etiske retningslinjene.
Alle kan varsle om uønskete hendelser man selv har opplevd eller som man er gjort kjent med. Et varsel kan formidles muntlig eller skriftlig. Et varsel kan også formidles via en tredjeperson. Den som mottar muntlig varsel bør skrive dette ned for å sikre at man har oppfattet saken riktig.
Varsling mot en ansatt håndteres av styreleder som en personalsak i tråd med gjeldende regelverk for arbeidsforhold.
2. Retningslinjer for mottak av varsel
Alle medlemmer i laget kan ta imot et varsel. Dersom medlemmet ikke er komfortabel med mottaket, skal varsleren henvises til en annen tillitsperson i laget. Den som mottar et varsel skal informere om plikten til å videreformidle varselet til varslingsutvalget og at informasjonen for øvrig vil bli holdt fortrolig.
Det skal legges til rette for trygge rammer for samtalen. Mottaker skal ivareta den utsatte inntil andre tillitspersoner overtar, og skal vurdere om det er behov for akutt krise- og helsehjelp. Mottaker skal så raskt som mulig informere daglig leder om varselet. Dersom saken gjelder daglig leder, skal styreleder informeres. Den det varsles om skal ikke kontaktes på dette stadiet. Daglig leder eller styreleder har ansvar for at varselet bringes til varslingsutvalget.
Dersom den utsatte er under 16 år, varsler daglig leder de foresatte eller barnevern. Er den utsatte mellom 16 og 18 år, skal kontakt med foresatte skje i dialog med den utsatte.
3. Retningslinjer for varslingsutvalget
Laget skal ha et varslingsutvalg som består av styreleder, daglig leder og et tredje medlem som velges av hovedstyret. Begge kjønn skal være representert. Daglig leder er utvalgets sekretær. Ved inhabilitet skal hovedstyret utpeke erstatter.
Varslingsutvalget har ansvar for å undersøke varsler, vurdere mulige brudd på lover eller lagets etiske retningslinjer, og legge frem forslag om tiltak overfor styret.
Alle parter i saken skal ivaretas, dette gjelder både den utsatte, den det varsles om og eventuelt andre involverte. Hensynet til den utsatte skal ha forrang når saken undersøkes.
Varlingsutvalget skal undersøke alle varsler de mottar, og forsøke å avklare om forholdet er et lovbrudd som skal anmeldes eller om det er et brudd på lagets etiske retningslinjer. Den utsatte skal som hovedregel ha medbestemmelse i om forholdet skal anmeldes. Dersom forholdet blir politianmeldt skal ikke varslingsutvalget behandle saken videre før politiet er ferdig med sin etterforskning.
En tillitsperson som blir anklaget, mistenkt eller anmeldt for alvorlige brudd på lover eller etiske retningslinjer, kan suspenderes fra verv og oppgaver, inntil saken er avklart av politi, rettsinstans og laget. Det er styret som fatter vedtak om suspensjon med grunnlag i varslingsutvalgets vurderinger. Suspensjon gjelder inntil nytt vedtak er fattet.
Varslingsutvalget skal avholde individuelle møter med hver av de berørte parter slik at alle får mulighet til å uttale seg og bli hørt på lik linje. Alle parter kan velge å ha med bisitter. Den det er varslet mot kalles sist inn slik at varslingsutvalget kan legge fram alle anklager og vedkommende får mulighet til å forklare seg på alle punkter. Det skal føres referat fra møtene, og disse skal være hovedgrunnlaget for konklusjon i saken. Varslingssaker er underlagt taushetsplikt og det er bare varslingsutvalget og hovedstyret som skal ha tilgang til dokumentasjon i en varslingssak.
Dersom personen det er varslet om eller personen som har opplevd handlingene det er varslet om ikke ønsker å forklare seg, kan varslingsutvalget likevel konkludere på bakgrunn av de opplysninger de har fått. Dersom det ikke er mulig å verifisere brudd på de etiske retningslinjene på grunn av manglende forklaring fra personen som har opplevd handlingene det er varslet om, vil saken bli henlagt. Det er mulig å gjenoppta en sak dersom det kommer nye opplysninger i saken eller nye varsler om samme person.
Varslingsutvalget kan i sitt arbeid søke råd hos NU, LNU eller NIF. Dersom varslingsutvalget etter å ha gjennomført samtaler med alle parter konkluderer at det er forekommet brudd på de etiske retningslinjene, skal utvalget utfra sine vurderinger av alvorlighet, foreslå sanksjoner overfor styret. Hovedstyret fatter vedtak om sanksjoner. Slike vedtak kan ankes til rådet.
4. Oppfølging etter avsluttet varslingssak
Varslingssaker kan være svært belastende for de involverte og krever at laget gir god oppfølging også i etterkant. Når saken er ferdigbehandlet internt, og eventuelt av politi og rettsinstanser, skal daglig leder oppnevne ressurspersoner for den utsatte, for den det er varslet om, og andre involverte hvis relevant. Ressurspersonene skal ikke ha direkte tilknytning til eller interesser i den aktuelle saken. Ressurspersonene skal være tilgjengelige for partene i en avklart periode etter at vedtak er fattet. Varslingsutvalget skal vurdere behov for informasjon til de deler av laget som er berørt.