Varslingsrutiner for BUL Tromsø
Vedtatt av styret 24. august 2026
1. Generelt
Varsling vi si å gi beskjed om kritikkverdige og uakseptable hendelser eller atferd innad i laget. Et varsel betyr ikke nødvendigvis at det har skjedd noe galt, men et varsel skal uansett mottas, undersøkes og håndteres som beskrevet i disse rutiner.
Varslingsverdige saker kan handle om trusler, vold, seksuelle tilnærmelser, rusmisbruk, språkbruk, diskriminering, mobbing, maktmisbruk, risikoatferd, korrupsjon, tyveri og underslag. Følgende saker er som regel ikke varslingsverdige: personkonflikter, klagesaker, uenigheter om lovlig fattete vedtak og prioriteringer, personlige overbevisninger.
Varsling mot en ansatt skal håndteres av styreleder i hovedlaget som en personalsak i tråd med gjeldende regelverk for arbeidsforhold.
Varslingssaker er underlagt taushetsplikt og det er bare varslingsutvalget og hovedstyret som skal ha tilgang til dokumentasjon i en varslingssak.2. Levering og mottak av varsel
Alle kan levere inn varsel for noe man selv har opplevd eller som man er gjort kjent med. Et varsel skal meldes inn som e-post til lagskontoret@bul-tromsø.no. Det bør fremkomme tydelig at e-posten er ment som et varsel. Varsel kan også meddeles muntlig til daglig leder i BUL Tromsø. I så fall skal daglig leder straks skrive dette ned for å sikre at varselet er riktig oppfattet. Anonyme varsler bør unngås.
Daglig leder avgjør om det er behov for umiddelbare skadebegrensende tiltak og innkaller deretter varslingsutvalget. Den omvarslete skal ikke kontaktes på dette stadiet.
Dersom et varsel involverer noen under 16 år, skal daglig leder kontakte foresatte eller barnevern. Hvis noen av de involverte er mellom 16 og 18 år, skal kontakt med foresatte skje i dialog med vedkommende.3. Varslingsutvalget
Lagets varslingsutvalg består av styreleder i hovedlaget, daglig leder og et tredje medlem som velges av hovedstyret. Begge kjønn skal være representert. Daglig leder er utvalgets sekretær. Habilitet er et absolutt krav for alle som skal behandle en varslingssak, og ved inhabilitet skal hovedstyret utpeke erstatter.
Varslingsutvalget skal innledningsvis vurdere om et mottatt varsel faktisk er en varslingssak. Her spiller alvorlighet og gjentakelser inn.
Varslingsutvalget kan anmelde saken til politiet. Eventuelle utsatte personer skal som hovedregel ha medbestemmelse i om forholdet skal anmeldes.
Varslingsutvalget skal undersøke varslene og søke å avklare de faktiske forholdene. I undersøkelsene skal alle parter i saken ivaretas, dette gjelder både varsleren, den omvarslete, og eventuelle utsatte personer. Varslingsutvalget kan i sitt arbeid konsultere NU og LNU, eventuelt NIF hvis saken tilhører idrettslaget i BUL Tromsø.
I alvorlige tilfeller kan den omvarslete suspenderes fra verv og oppgaver, inntil varlingssaken er ferdig behandlet i laget. Det er styret som fatter vedtak om suspensjon, etter innstilling fra varslingsutvalget. Suspensjon gjelder inntil nytt vedtak er fattet. Suspensjon kan ankes til Rådet.
Varslingsutvalget avholder separate møter med alle berørte parter slik at hver og en får mulighet til å uttale seg. Det skal legges til rette for gode og trygge rammer i disse møtene, og partene kan ha med bisitter. Den omvarslete kalles sist inn, og her legger varslingsutvalget fram alle anklager slik at den omvarslete kan forklare seg på alle punkter. Det skal føres referat fra møtene, og disse skal danne grunnlaget for konklusjon i saken. Dersom noen berørte parter ikke ønsker å forklare seg, kan varslingsutvalget likevel konkludere på bakgrunn av de opplysninger de har fått.
Varslingssaker som det ikke er mulig å avklare tilstrekkelig, skal henlegges uten styrebehandling. Det er anledning til å gjenoppta varslingssaker dersom det i ettertid kommer nye opplysninger eller nye varsler.4. Sanksjoner
Dersom varslingsutvalget etter sine undersøkelser og samtaler konkluderer med kritikkverdige og uakseptable hendelser eller atferd, skal utvalget foreslå sanksjoner overfor hovedstyret. Følgende sanksjoner kan være aktuelle: 1) Ingen tiltak 2) advarsel 3) frata eller begrense tillitsverv eller oppgaver for en angitt periode 4) eksklusjon.
Hovedstyret fatter vedtak om sanksjoner. Styrevedtatte sanksjoner kan ankes til Rådet.5. Oppfølging etter avsluttet varslingssak
Varslingssaker kan være svært belastende og det kan være behov for god oppfølging av de involverte i etterkant. Hovedstyret kan oppnevne ressurspersoner for oppfølging av berørte personer. Ressurspersonene skal ikke ha direkte tilknytning til eller interesser i den aktuelle saken. Ressurspersonene skal være tilgjengelige for partene i en avklart periode etter at vedtak er fattet.
Hovedstyret skal også vurdere behov for informasjon til berørte deler av laget.